Pesquisar no blog

Automação de processos: ferramentas para a sua empresa

Automação de processos: ferramentas para a sua empresa

Em um mercado a cada dia mais dinâmico e competitivo, praticamente todas as empresas lidam com a constante pressão por mais agilidade e eficiência. Neste cenário, a automação de processos transformou-se em uma necessidade.

Afinal, quando focamos neste assunto, não estamos falando apenas em mais agilidade, mas também em mais produtividade, redução de custos, melhor aproveitamento do tempo e maior integração às dinâmicas internas da organização.

Automação de processos na prática

Hoje, muitas empresas sequer conseguem imaginar o que é administrar um negócio sem o auxílio de ferramentas de automação de processos. Com a ajuda da tecnologia, é possível automatizar desde gestão financeira, até vendas, relacionamento com clientes, controle de estoques, logística e diversas outras atividades.

Neste artigo, separamos algumas das principais ferramentas de automação de processos que têm ajudado empresas a se tornarem mais eficientes, especialmente em suas áreas suporte, como departamentos financeiros e administrativos. Confira!

Automação de cobranças

Realizar cobranças de forma eficiente é um desafio para todo departamento financeiro. Durante muito tempo, atividades como gerar faturas e enviar cobranças aos clientes eram feitas de forma totalmente manual. Além da burocracia dos bancos e das prefeituras, quando o volume de cobranças era alta, as chances de falhas e, consequentemente, prejuízos, também se multiplicavam.

Com a tecnologia, essa realidade mudou completamente. Hoje, as empresas já contam com sistemas que permitem a emissão de cobranças de forma totalmente automatizada. Por meio dessas plataformas, os negócios podem gerar faturas, emitir notas fiscais e até vários boletos, na velocidade de poucos cliques. Para isso, basta que as informações cadastrais dos clientes sejam inseridas no sistema. O resto, é feito de forma automática.

Algumas ferramentas contam com funcionalidades específicas como o envio automático de cobrança por e-mail e SMS, além de possibilitar diversas formas de pagamento. Outra vantagem é a integração automática com o banco. Isso significa que a emissão e o controle de recebimentos também são feitos de forma integrada, tornando o trabalho do financeiro muito mais simples e ágil.

[Leia também: por que a otimização de processos deve ser uma prioridade na sua empresa?]

Graças às ferramentas de cobranças, o setor financeiro tem muito mais agilidade na hora de oferecer informações importantes para outros departamentos da empresa. Além disso, com a automação, o risco de inadimplência cai sensivelmente, já que o cliente conta com mais opções, seja na hora de receber a cobrança, seja na hora de efetuar o pagamento.

Ferramentas de cobrança como o Moip, Iugu e Controlle vêm ajudando empresas a terem mais segurança na hora de receber, reduzindo prejuízos.

Emissão de notas fiscais

Dentro das atividades de cobrança, a emissão de notas fiscais costumava ser um capítulo à parte. Para que uma empresa pudesse emitir uma nota fiscal, além de ter um cadastro junto à Secretaria da Fazenda do Estado, era necessário contar com uma autorização para a emissão dos talões. Somado a isso, todo o controle contábil relativo à emissão de notas era feito de forma manual e, de tempos em tempos, a empresa precisava prestar contas ao Fisco.

Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), muita coisa mudou. Afinal, tanto a emissão quanto o controle das notas passaram a ser feitos de forma eletrônica e integrada, diretamente com as Prefeituras.

Porém, ainda que a emissão das notas fiscais tenha sido automatizada pelo governo, as empresas tinham o desafio de integrar a emissão da NF-e ao seu controle financeiro. Assim, surgiram ferramentas de automação específicas para a emissão de notas fiscais.

Para utilizá-las, no entanto, é necessário integrar a ferramenta com o sistema do governo, através de um certificado digital próprio. Ferramentas de automação de emissão de notas fiscais, tais como o SageOne e eNotas, permitem não apenas a emissão das notas sincronizadas ao controle financeiro, como também a elaboração de relatórios, facilitando as atividades estratégicas da empresa.

Automação da gestão de transportes

Para algumas empresas, o transporte de seus colaboradores pode acabar se transformando em um enorme ponto de atenção. Isso porque, em razão de um grande volume de deslocamentos, controle de reembolsos, recibos e saídas de caixa pode acabar sobrecarregando o dia a dia da área responsável.

Como, naturalmente, os setores possuem outras atividades mais relevantes para o desenvolvimento do negócio, a gestão de transportes acaba sendo realizada de maneira pouco estruturada, o que gera prejuízos e gastos excessivos para a empresa no final do mês.

A automação de processos na gestão de transportes através de ferramentas como o Easy Corporate, por exemplo, pode ser uma solução que traz economia e permite que a empresa se foque em atividades mais estratégicas.

[Saiba porque a EasyCorporate pode ser a melhor solução de transporte para o seu negócio]

automação de processos

Gestão de documentos

Na chamada era da informação, ter acesso rápido e fácil a dados e documentos tornou-se uma necessidade para as empresas. Afinal, é com base em informações armazenadas em arquivos que gestores tomam suas decisões. E perder tempo, como todos já sabem, significa também perder dinheiro.

Automatizar a gestão de documentos, principalmente através de softwares de armazenamento na nuvem, vem sendo uma maneira bastante efetiva de garantir a acessibilidade a eles. É crescente o número de empresas buscando este tipo de solução a fim de garantir que os arquivos sejam facilmente encontrados e acessados por quem precisa.

A automação de processos na gestão de documentos, além de facilitar o acesso, permite também a consulta simultânea, o que favorece a produtividade, já que mais colaboradores podem utilizar um mesmo documento para realizar o trabalho.

Alguns sistemas como o eBox digital, por exemplo, podem ser uma boa solução para quem necessita automatizar a gestão de dados e arquivos.

ERPs

ERPs, ou Enterprise Resource Planning, nada mais são do que ferramentas capazes de integrar todos os setores de uma empresa, facilitando assim a automatização e o acompanhamento de processos, bem como o acesso a indicadores.

Além da integração, esses sistemas concentram o armazenamento de informações, possibilitando que os gestores acessem de forma simples e rápida dados relevantes para o processo de tomada de decisões.

Em empresas de grande porte, onde o fluxo de informações e dados é de grande proporção, o uso de um ERP é fundamental para que o negócio possa desempenhar suas atividades, sem que isso signifique perda da agilidade e de eficiência. Entretanto, mesmo as empresas de menor porte podem se beneficiar de soluções como esta para crescer de forma estruturada.

Existem ferramentas como esta voltadas para diversos setores da economia, como varejo, agricultura, indústria, entre outros. As soluções são também para as diferentes demandas e tamanhos de orçamento, sendo os principais fornecedores com atuação no Brasil as empresas SAP, TOTVS, Oracle e Sênior Sistemas. Para encontrar o ERP ideal para o seu modelo de negócio, recomendamos utilizar o buscador do Portal ERP.

Há como fugir da automação de processos?

Encontrar as ferramentas certas para a automação de processos dentro de uma empresa é o grande desafio dos gestores.  Afinal, fugir da otimização não é mais uma opção no mercado atual. Nos próximos anos, inclusive, já sabemos que muitas atividades e funções serão substituídos por máquinas ou sistemas.

Aqueles negócios que conseguirem sair na frente para identificar processos que podem ser simplificados por meio do auxílio da tecnologia, certamente serão capazes de oferecer soluções mais competitivas para seu público final e, assim, conseguirão manter-se relevantes dentro de seu mercado!

Você já conhecia essas ferramentas de automação de processos? Pensa em utilizá-las? Para quem anda pensando em diminuir custos através da automação, vale a pena conferir mais dicas que ajudam a inovar na redução de custos. Clique aqui e saiba mais!

Compartilhar:

Ajudamos empresas a reduzirem seus gastos e a melhorarem sua gestão de transporte através da inovação com tecnologia.

Deixar Comentário

Seu endereço de email não será publicado. Os campos obrigatórios estão marcados com *

Cancelar resposta
RECEBA DICAS DO EASYCORPORATE
PARA FACILITAR SEU TRABALHO
Receba dicas do
EasyCorporate para
facilitar o seu trabalho.
Obrigado por se inscrever em nossas newsletters
Obrigado por se inscrever em nossas newsletters