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Como organizar a festa corporativa de final de ano

Como organizar a festa corporativa de final de ano

A festa corporativa de final de ano costuma ser um evento muito esperado por todos dentro da empresa. Porém, antes de relaxar e festejar é preciso “fazer a festa acontecer” – o que exige muita organização, planejamento e esforço das equipes envolvidas, como RH, facilities, financeiro e compras.

A celebração é um modo de reconhecer a dedicação dos funcionários e motivá-los para o ano que está por vir. Mas, para que ela aconteça, existe um trabalho importante de planejamento, execução e, principalmente, de adequação ao orçamento liberado. Portanto, além de comemorar as conquistas, a ocasião também é estratégica!

Você está participando da equipe responsável por entregar a festa da empresa neste ano? Então confira as dicas da equipe EasyCorporate para que este evento seja um sucesso!

Como fazer uma festa corporativa de sucesso (e sem gastar muito)

O fato de hoje existirem vários formatos e novas tendências quando o assunto é festa corporativa representa muito bem a ideia de este evento ser estratégico para brindar os resultados e motivar os colaboradores para atingir ainda maiores objetivos.

Atualmente, esses eventos não são mais sinônimo de grandes jantares com altos custos e pouca integração. Isso permite também que, mesmo com um orçamento restrito, seja possível surpreender os colaboradores e oferecer uma comemoração memorável.

Pensando nisso, listamos abaixo algumas dicas que podem auxiliar bastante na hora de tomar decisões e estruturar a festa corporativa de final de ano.

1. Orçamento e dedicação ao planejamento

Antes de pensar no formato e definir os detalhes, é necessário saber qual é o montante disponível para a realização do evento. O budget é o ponto de partida e um fator determinante para a organização da celebração de fim de ano de uma empresa.

Quando a realidade não permite que se trabalhe com um orçamento maior e mais flexível, é preciso se concentrar em otimizar os recursos. Desse modo, é possível garantir o sucesso da festa corporativa mesmo com pouca verba. Começar o planejamento com antecedência também é uma forma de diminuir custos, então, não há tempo a perder!

Depois de ter uma noção do valor que pode ser investido, é hora de fazer o planejamento. Além da data, nele devem ser definidos: o formato do evento (jantar ou almoço, buffet ou coquetel, festa mais formal ou balada?); o local (salão, sítio, restaurante?); o número de convidados (com ou sem familiares e/ou acompanhantes?); as atrações (DJ, banda, atividades de integração?).

2. Sem exageros e gastos desnecessários

Os exageros e os gastos desnecessários podem ser evitados com um bom planejamento. Possuir uma estimativa dos convidados que estarão presentes é essencial para acertar no tamanho da festa e não pagar além do necessário.

Em relação à comida, por exemplo, não errar no cálculo pode significar uma grande economia, já que esse representa um dos principais gastos. Para determinar com maior exatidão o número de pessoas, a equipe deve encontrar modos eficazes de confirmação de presença.

Hoje em dia, existem ferramentas online simples voltadas especificamente para isso, como o aplicativo AWE ou o site ConfirmeJá. Plataformas do nosso dia a dia também podem ser úteis para este fim, como o Facebook, onde é possível criar eventos e manter o engajamento com os convidados antes e depois da sua realização.

Outra questão importante é a da bebida. Servir álcool nessas ocasiões é praticamente regra, visto que se costuma brindar ao fechamento do ciclo e ao novo ano. De qualquer modo, vale lembrar que se trata de um evento empresarial. Todos devem se divertir, mas é melhor evitar exageros. Uma boa dica é “segurar” um pouco a bebida no início e liberar uma maior quantidade após a refeição.

Para ajudar nos cálculos de quantidades, é preciso pensar no formato da festa, número de pessoas, duração do evento e cardápio. Esta ferramenta pode ser uma ótima aliada para isso!

3. Por que não inovar no formato?

Inovar pode ser a solução para realizar uma festa corporativa interessante, mas de baixo custo. Afinal, quem disse que se deve necessariamente celebrar em um centro de eventos ou em um salão? Esses locais têm aluguéis elevados e nem sempre garantem o sucesso dos festejos. Lugares e formatos inusitados criam um clima de expectativa maior e são uma ótima alternativa.

Que tal comemorar o final do ano da empresa em um sítio com um brunch em vez de um jantar? Ou um coquetel informal em um bar bacana no final da tarde? A alimentação costuma pesar bastante no orçamento. Optar por um serviço de buffet ou à la carte com refeição completa nem sempre compensa.

Um coquetel com canapés, sanduíches e salgados saborosos dá um clima moderno e casual ao evento. Também é possível servir esses itens em formato de buffet, de modo que não seja necessária uma grande equipe de garçons.

O próprio ambiente da empresa pode ser uma saída interessante. Se não houver risco de reclamação dos “vizinhos” e espaço de sobra, vale a pena economizar no aluguel de espaço, redecorando o ambiente para diminuir o clima de escritório.

4. Encontrar parcerias traz benefícios

Buscar parcerias é uma maneira de reduzir as despesas com a festa corporativa e de promover uma colaboração que pode render bons frutos também a longo prazo. Marcas que estejam alinhadas aos propósitos da organização podem “participar” fornecendo algo sem custo ou com desconto para aproveitar a oportunidade de divulgar seus produtos ou serviços.

Mas, para que isso se concretize, não dá para “esperar sentado”: é preciso ir à procura de possíveis parceiros e apresentar propostas. Incluir esse item no planejamento e tê-lo como prioridade pode ser um grande diferencial nas contas e no sucesso do evento.

E não pense que essa alternativa serve apenas para grandes empresas. Mesmo que você faça parte de um pequeno escritório, pode haver interesse de negócios da sua região em promover seus produtos e serviços entre os colaboradores (como restaurantes, lojas de conveniências, entre outros).

5. Foco na experiência dos convidados

Como um dos objetivos de uma festa corporativa deste tipo é justamente promover a integração, um dos focos deve ser a experiência dos convidados. Engajar os funcionários desde a organização é uma forma eficaz de garantir que todos se sintam participativos. Propor uma votação online com quatro alternativas para definição do tema da festa, por exemplo, pode gerar bastante engajamento e criar mais expectativa.

Com relação às atrações, por que não dar espaço para os talentos internos e talvez pouco conhecidos entre os colegas? DJs ou grupos musicais formados por colaboradores podem ser uma ótima opção para animar e descontrair, além de representar uma economia significativa.

Planejar, executar, avaliar e comemorar resultados

festa da empresa

Mesmo em um contexto de restrição orçamentária, uma equipe esforçada e criativa pode fazer um grande evento. “Grande” talvez não em tamanho, mas no significado que ele terá para os participantes. Ter em conta desde o planejamento o intuito de premiar a dedicação de quem fez parte das conquistas da empresa e gerar motivação para o novo ano novo é um grande primeiro passo.

E, para que a próxima festa corporativa de fim de ano seja ainda melhor, é válido pedir o feedback de quem esteve presente. Avaliar o que pode mudar e o que deu certo – e comemorar os resultados – também é importante.

Que tal tornar a festa de final de ano da sua empresa mais Easy? Envie um e-mail para marketingcorporativo@easytaxi.com.br e vamos conversar sobre como podemos apoiar este momento!

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