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Área de compras e facilities: principais desafios e como solucioná-los!

Área de compras e facilities: principais desafios e como solucioná-los!

A área de compras e facilities tem um papel fundamental dentro das empresas. Afinal, além de estar no início da cadeia de produção do negócio, também possibilita o bom funcionamento de toda estrutura organizacional. Vale lembrar, inclusive, que a relação com os fornecedores impacta diretamente no preço e na qualidade do produto ou serviço final.

Por isso, a área de compras tem uma função estratégica que deve ser desenvolvida constantemente – o que sabemos não ser nada fácil no dia a dia deste departamento tão demandado por toda empresa. Neste post, separamos algumas dicas para ajudar a superar os principais desafios da área, dando mais visibilidade para o trabalho realizado e para os resultados atingidos. Confira!

Os 5 principais desafios da área de compras e facilities

Para que as áreas de compras e facilities façam um excelente trabalho, é essencial reconhecer seus principais desafios e saber como superá-los. Para apoiar você nessa tarefa, listamos soluções inteligentes que podem ajudar no desenvolvimento do seu setor!

1. Problemas com fornecedores

Pode parecer lugar comum, mas não dá para negar que um dos maiores desafios seja encontrar bons fornecedores – além, é claro, de mantê-los. A relação com os fornecedores tem um impacto grande em qualquer negócio, já que influenciam no preço final e podem interferir no fluxo de entrega do produto ou serviço.

Problemas com prazo de entrega e qualidade do produto são comuns para os diferentes tipos de insumos adquiridos, mas também existem situações em que prestadores de serviços deixam a empresa na mão, por indisponibilidade de sistemas ou não cumprimento das cláusulas de contrato, por exemplo.

Nesses momentos, a área de compras precisa cumprir seu papel no suporte aos demais setores da empresa, apoiando na resolução dos problemas para que o impacto seja mínimo. Mas como lidar com estes eventos inesperados da melhor forma? O segredo está no planejamento e na transparência.

É preciso começar com o básico: antes mesmo da compra, contar com diferentes orçamentos para cada demanda, sempre pensando em qual será o plano B antes de assinar qualquer contrato. Ter um bom mailing e uma relação de confiança com os principais fornecedores também é essencial.

Falando em contrato, o departamento jurídico (quando houver), precisa apoiar a área de compras com contratos que atendam às principais necessidades de prazos, preços, condições de entrega e pagamento. Caso o negócio não tenha uma pessoa responsável por apoiar legalmente o setor, cabe procurar melhores práticas com outros profissionais ou na internet, em sites especializados. Afinal, os profissionais de compras bem sabem que até o mais confiável dos fornecedores pode pisar na bola vez ou outra com algum pedido, não é?

contrato

Por fim, a transparência com as pessoas envolvidas dentro da empresa precisa ser total. Não conseguiu o pedido para a data desejada? O preço ficou muito acima do esperado? Os produtos chegaram em más condições? Não deixe de reportar imediatamente essas situações, já com um plano para minimizar o impacto. Desta forma, por mais que exponha um problema, você manterá uma imagem de profissional capaz de atender as demandas da empresa com excelência.

2. Atuação estratégica

A área de compras e facilities não é apenas um setor operacional dentro da empresa e, caso essa imagem ainda exista no local onde você trabalha, está na hora de mudar. Seu departamento certamente tem uma importância essencial em toda a produção e merece ser visto como estratégico, concorda?

Se existe a necessidade de baratear a produção, diminuir os gastos da empresa ou mesmo liberar os estoques, a área de compras deve participar ativamente destas metas, auxiliando que a empresa atinja seus objetivos. Mas, para isso, toda a equipe deve fazer o melhor na interação com outros setores e na participação do planejamento estratégico.

Por mais difícil que possa parecer chegar perto do core business do negócio, este deve ser um movimento iniciado pela própria área de compras, ao compartilhar relatórios e resultados com toda a empresa e ao planejar sua atuação, com metas, estratégias e políticas claras a todos os colaboradores. Apenas assim o setor deixará de ser visto como operacional para se transformar em um verdadeiro advisor para tomada de decisão.

3.  Redução de custos

Em tempos de instabilidade econômica, é fundamental que as empresas se fortaleçam internamente, reduzindo custos para poupar o orçamento. Neste cenário, a área de compras possui um papel fundamental, afinal, é no começo da cadeia de produção que se inicia a redução dos custos.

Além de pesquisar constantemente novos fornecedores em busca de melhores preços, a área de compras e facilities também deve rever contratos e práticas antigas, que podem estar gerando custos acima do necessário. Esse pode ser o caso do transporte corporativo, por exemplo. Ao manter contratos com cooperativas ou a política de reembolso, a empresa gasta mais do que ao buscar parcerias com soluções como o EasyCorporate. Como já falamos aqui no blog, um simples reembolso chega a custar R$ 16,15 para a empresa.

Lembre-se, contudo, que valores não são tudo. É importante manter o foco na qualidade de produtos e serviços, afinal, isso impacta diretamente no dia a dia da empresa. Pesquise valores, mas tenha a qualidade como limite da negociação sempre.

[Leia também: Como reduzir custos na empresa além do óbvio]

4. Relação com stakeholders

O setor de compras fica justamente no meio de campo entre a empresa e seus fornecedores. Por isso, seu papel é administrar os interesses dessas partes, sem que isso gere desvantagens ou prejuízos para nenhum dos lados. E essa, com certeza, não é uma tarefa simples.

Por este motivo, é bom se valer de algumas boas práticas a fim de evitar problemas. O primeiro passo para um bom gerenciamento é a comunicação. Um profissional da área de compras precisa ter um canal aberto tanto com os colaboradores da empresa quanto com os fornecedores.

Escutar, ser claro em  suas colocações e saber se posicionar são atributos essenciais de quem está na linha de frente da área de compras. Por isso, vale a pena se preocupar em desenvolver essas habilidades. Caso você tenha dificuldades nesses pontos, vale a pena procurar cursos específicos, como Gestão de Conflitos ou Gestão de Área de Compras. E sem desculpas para falta de tempo, muitos desses temas podem ser estudados online, inclusive em instituições como o Senac.

Caso contratar bons fornecedores seja um desafio para a sua empresa, o vídeo abaixo tem boas dicas para encontrar ótimos parceiros para o sucesso:

5. Gestão de pessoas

Fazer um bom gerenciamento, no entanto, não se restringe apenas à empresa e aos fornecedores. Os membros da área de compras também são peças chave e devem ser objeto de preocupação. Se você é gestor da equipe, para fazer um bom gerenciamento, também é essencial se desenvolver como líder.

gestão de equipe

O gestor de compras, além de capacitar e dar feedbacks, deve se preocupar com a retenção de talentos dentro da equipe. Afinal, a cada colaborador que deixa a empresa, perde-se também muito conhecimento e o relacionamento com fornecedores adquiridos ao longo do tempo. Seu papel, portanto, é investir boa parte de seu tempo na satisfação da equipe, o que certamente trará também muito mais produtividade

 

Virando o jogo: uma nova imagem para área de compras e facilities

Infelizmente, muitas empresas enxergam o setor de compras apenas como uma área operacional. No entanto, esse é um equívoco comum que deve ser mudado. Empresas que são competitivas e se destacam no mercado reconhecem a posição estratégica do setor de compras e estão em constante movimento para inovar na atividade dessa área.

Mais do que metas, é fundamental que a área de compras atue de forma dinâmica em consonância com os objetivos e estratégias globais do negócio. Como representante deste setor, não deixe que esse papel tão importante seja esquecido!

Estes desafios fazem parte de sua rotina como profissional de compras? O que você faz para superá-los no dia a dia de seu trabalho?

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