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Ferramentas para ser mais eficiente no trabalho

Ferramentas para ser mais eficiente no trabalho

A máxima de que “tempo é dinheiro” não é nenhuma novidade dentro ou fora do mundo corporativo. No entanto, parece que nunca se falou tanto em produtividade quanto nos últimos anos.

Obviamente, isso tem uma razão, já que boa parte das organizações sabe que ser mais eficiente no trabalho é um fator competitivo para qualquer negócio – especialmente nos momentos de crise.

Por este motivo, separamos neste artigo algumas dicas que podem ajudá-lo e melhorar a eficiência no dia a dia profissional, seja esta uma preocupação sua como colaborador ou como gestor de sua equipe!

7 ferramentas para ser mais eficiente no trabalho

Existem inúmeras estratégias para quem quer ser mais eficiente no trabalho, que englobam desde treinamentos até palestras motivacionais e workshops.

Porém, com a tecnologia, algumas ferramentas prometem turbinar a produtividade dentro e fora das empresas, possibilitando que funcionários e empreendedores se tornem muito mais eficientes.

Conheça essas ferramentas abaixo!

1. Scanbot

Em muitas empresas, ter um acervo de documentos bem organizado e acessível é a base para ser mais eficiente no trabalho. Porém, como muitos empreendedores já sabem, o processo de digitalização pode custar caro – e manter arquivistas mais caro ainda!

Uma boa solução para ajudar na organização dos documentos, tanto de forma individual quanto coletiva, é o Scanbot. Por meio dessa ferramenta é possível escanear arquivos com facilidade, armazená-los ou até compartilhá-los com outros usuários. Isso sem custo de digitalização, arquivista e, ainda, minimizando os gastos com papel e impressão.

scanbot

 

2. Bizagi

Também na linha de automatizar processos para trazer mais eficiência ao trabalho, o Bizagi é um Business Process Management, ou seja, um software que permite ao usuário tornar seus projetos automáticos através da customização de práticas dentro da ferramenta.

Por meio da plataforma, é possível digitalizar operações diversas, facilitando a gestão de projetos. Além disso, ela traz modernidade e permite o engajamento de colaboradores, gerando assim mais eficiência.

bizagi

 

3. Trello

O Trello é uma ferramenta ideal para quem precisa gerenciar projetos. Para quem coordena uma equipe, por exemplo, a plataforma possibilita a interatividade e a colaboração, facilitando a comunicação entre os usuários.

O Trello utiliza a lógica dos cards, bem semelhante a um mural de recados. Os cards possuem funcionalidades específicas que vão desde deadlines até customização por meio de etiquetas. Outra vantagem é que a ferramenta é bastante intuitiva, ou seja, não são necessários treinamentos ou qualquer conhecimento específico para que o usuário aprenda a usar.

Como a versão gratuita é muito funcional, dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de usuários, sequer é necessário gastar para utilizá-la!

Quer aprender a usar esta ferramenta que ajuda a ser mais eficiente no trabalho? No vídeo abaixo você pode assistir a um webinar que ensina as suas principais funcionalidades e recursos para diferentes perfis de empresa!

4. Dragon Dictation

O Dragon Dictation é uma ferramenta bastante útil tanto em reuniões quanto na execução de tarefas do dia a dia. Trata-se de um aplicativo que converte sua voz para texto diretamente.

Além de deixar a ata da reunião praticamente pronta enquanto ela está acontecendo, essa ferramenta é bastante útil para responder e-mails ou anotar ideias. Mesmo que as palavras não saiam 100% corretas, é uma boa ferramenta para otimizar o tempo da escrita.

dragon dictation

5. Tomato Timer

A distração é uma das maiores inimigas da eficiência e da produtividade. Vivemos na era das interrupções e a cada dia está mais difícil competir com as notificações dos smartphones, os pop-ups que indicam a chegada de e-mails e os novos conteúdos nas redes sociais. Porém, como sabemos, sem foco, ninguém produz e, consequentemente, a eficiência deixa a desejar.

Uma ótima ferramenta para combater a falta de foco é o Tomato Timer, que usa como metodologia a técnica Pomodoro. Criada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 80, ela consiste em dividir o tempo em pequenos blocos de 25 minutos, nos quais  só é possível executar uma única tarefa, com foco total. Uma vez terminados os 25 minutos, ou “um pomodoro”, deve-se descansar 5 minutos, tomando um cafezinho ou até alongando um pouco a coluna.

A técnica ganhou esse nome em razão de um cronometro em forma de tomate utilizado pelo seu idealizador. Hoje ela possui muitos adeptos, que garantem que o segredo da eficiência é ir de “pouco em pouco”, ou melhor, de 25 minutos em 25 minutos.

tomato timer

6. Hours

Você saberia dizer qual é o seu projeto ou cliente que consome mais horas do seu dia? Pois é, ter esse tipo de consciência ajuda e muito na hora de melhorar a produtividade e ser mais eficiente no trabalho.

O Hours é um aplicativo onde é possível medir quanto tempo você gasta com cada tarefa ou com cada cliente. Isso ajuda a organizar melhor sua agenda, afinal, você pode escolher as atividades que consomem menos tempo para eliminá-las primeiro e, assim, deixar as mais complexas para depois, por exemplo.

Muitos escritórios que trabalham com cobrança por hora de serviço costumam utilizar esse recurso, até para dividir as despesas com clientes e organizar os centros de custo. Porém, ferramentas como o Hours vão além disso e ajudam a administrar seu tempo de forma mais inteligente.

hours

7. Evernote

Nos deparamos a todo momento com novas e importantes informações, mas nem sempre temos papel e caneta em mãos para anotá-las. O Evernote surgiu, então, com o propósito de ser um espaço de anotações diversas, impedindo que informações relevantes fossem esquecidas.

Hoje, porém, o Evernote já assumiu muito mais funcionalidades. É possível utilizar a ferramenta para lembretes, listas de tarefas ou até para guardar fotos. Sem dúvida, é uma solução que otimiza a organização, permitindo que informações e documentos sejam facilmente encontrados e compartilhados com outros usuários.

Por ter uma interface tanto para smartphone quanto para PC, é possível criar uma conta única e ter acesso a dados mesmo remotamente – como durante aquela reunião externa ou participação em evento.

evernote

Aposte na tecnologia para ser mais eficiente!

Conseguir fazer mais com o tempo de trabalho que possui: esta é uma competência essencial para que você permaneça um profissional relevante no mercado e também para que contribua para o crescimento e competitividade da empresa em que está.

Aproveite as oportunidades trazidas com a tecnologia, que se transformou em uma grande aliada para quem quer ser mais eficiente no trabalho e também fora do ambiente corporativo. Com ferramentas gratuitas, é possível melhorar significativamente a performance de muitos procrastinadores e distraídos de plantão!

Você já conhecia essas ferramentas para ser mais eficiente no trabalho? Quer saber mais sobre produtividade, gestão de tempo e eficiência no ambiente de trabalho? Então, não deixe de assinar nossa newsletter e saiba mais!

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