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Por que a otimização de processos deve ser uma prioridade?

Por que a otimização de processos deve ser uma prioridade?

Será que existem práticas utilizadas pelas startups que podem gerar mais valor às empresas tradicionais? Essa é uma pergunta complexa de se responder. Afinal, cada empresa tem sua própria realidade. Porém, na prática, o que muitos gestores vêm experimentando é que metodologia da “Lean Startup”, ou “Startup Enxuta”, tem muito a ensinar para os negócios tradicionais.

Entre as práticas incentivadas no universo das startups, uma muito importante é a otimização de processos, que vem ensinando às empresas tradicionais o quanto vale a pena rever e aprimorar práticas já estabelecidas para alcançar mais produtividade, eficiência e economia.

Para saber mais sobre o que é otimização de processos e porque ela deve ser colocada como prioridade dentro de uma gestão mais eficiente, confira o post que preparamos com base na experiência da equipe da Easy, uma das startups de maior sucesso no Brasil!

Fazer mais com menos

A otimização de processos nada mais é do que uma metodologia que permite aos gestores rever processos internos, com o objetivo de aprimorá-los e, consequentemente, melhorar a performance dos negócios como um todo. Esse tipo de abordagem permite o desenvolvimento de novos recursos, tornando a empresa mais eficiente.

Um dos aspectos mais interessantes da otimização de processos é que ela permite que os líderes de uma empresa “tomem um passo de distância”, para verificarem verdadeiramente quais são os processos que não funcionam bem internamente. Além disso, cabe no processo de otimização de processos criar um ambiente onde o monitoramento constante e a análise determinem os ajustes necessários a tempo, minimizando assim, os riscos corridos pela empresa.

Dentro de um cenário de mercado cada vez mais competitivo, boa parte dos gestores já percebeu que produtividade é sim um diferencial. Falar neste tema quando todos os processos da empresa são atravancados por burocracias internas, porém, é praticamente impossível!

[Leia também: “Produtividade na empresa: como explorar este fator competitivo]

Por isso, a otimização de processos é uma metodologia aplicada de forma cada vez mais frequente dentro das organizações. “Fazer mais com menos” é uma necessidade que está diretamente ligada a resultados e, portanto, não deve ser adiada como estratégia.

Otimização de processos: por que abraçar a causa?

otimização de processos

Sim, a eficiência e a produtividade são os principais motivos que devem ser levados em conta quando se trata da adoção de uma metodologia de otimização de processos. Porém, não são os únicos.

Otimizar processos dentro de uma empresa traz uma série de benefícios que não podem ser ignorados por nenhum gestor. São eles:

Compliance

O cumprimento da legislação e de normas reguladoras é uma questão desafiadora para a maioria das empresas. Isso porque ignorar diretrizes legais e regras normativas pode significar a aplicação de sanções pesadas, que vão desde multas até a paralisação das atividades.

Quando um gestor decide pela otimização de processos, como explicamos, ele é obrigado a tomar um passo de distância em relação ao negócio. Isso significa que ele precisa rever como, onde e porque os processos da empresa acontecem e também porque eles funcionam ou não.

Esse passo de distância também implica na revisão do compliance, ou seja, se os processos atendem às diretrizes e exigências legais. Logo, quem adota esse tipo de metodologia, naturalmente acaba melhorando esse aspecto da empresa e diminuindo riscos decorrentes de ações fiscalizatórias.

Diminuição de custos

Reduzir os custos de forma inteligente não é tarefa fácil e todo gestor sabe que cortes mal planejados podem trazer efeitos colaterais bastante negativos para o ambiente do negócio.

A otimização de processos, porém, passa obrigatoriamente pela questão dos gastos internos, facilitando a tomada de decisão sobre quais mudanças podem ser implementadas no dia a dia do negócio. São nessas revisões de processos que novos sistemas de gestão são adotados, equipes e funções são repensados e pequenas mudanças de atitude são incentivadas entre os colaboradores.

A otimização de processos, portanto, permite aos líderes do negócio revisar o micro para melhorar os impactos no macro, trazendo uma boa economia para a empresa.

[Leia também: Como reduzir custos na empresa – soluções além do óbvio]

Diminuição de riscos

Talvez você nunca tenha parado para pensar que o procedimento de demissão adotado pela sua empresa possua uma série de falhas, que acarretam o ajuizamento de inúmeras ações trabalhistas. Da mesma forma, uma política apropriada para o uso de EPI’s, por exemplo, poderia evitar uma série de acidentes e, consequentemente, indenizações que impactam negativamente no faturamento.

Esses pequenos riscos estão em todas as áreas do negócio e, muitas vezes, inclusive já foram mapeados pelo líder do setor. Na correria do dia a dia, entretanto, eles acabam deixando de ser prioridade, abrindo espaço para problemas maiores a serem resolvidos pela empresa futuramente.

Nesse caso, a otimização de processos também é um fator positivo quando se trata de evitar os riscos para a empresa e seus funcionários. Revisar processos e ver de perto aquilo que precisa ser alterado para trazer mais segurança às operações pode ser um primeiro passo para corrigir falhas de forma prioritária, garantindo que as equipes possam também ser mais produtivas, sem dispender tantos esforços na resolução de problemas.

Flexibilidade

Muitos profissionais ainda vêm a otimização de processos como uma metodologia engessada, que apenas identifica erros e falhas. Porém, é preciso perceber que esse tipo de abordagem vai muito além.

A otimização de processos traz mais flexibilidade para o dia a dia da empresa. Isso porque, com o monitoramento constante, é possível definir prioridades naquilo que é necessário corrigir, adaptando o aprimoramento da empresa à suas demandas já existentes.

A otimização de processos, na maioria das vezes, possibilita que a empresa tenha um plano de ação e possa ir melhorando aos poucos dentro daquilo que é considerado “urgente” ou “importante”.

Menos desperdício

Nem todas as empresas refletem sobre o quanto processos burocráticos e ineficientes consomem seus recursos. E não estamos falando apenas dos recursos financeiros em si! Estamos falando de tempo, disposição, motivação e produtividade.

Processos mal desenhados ou falhos consomem muita energia e geram prejuízos significativos para a empresa como um todo. Por isso, chega de desperdiçar recursos, quaisquer que sejam eles!

Como exemplo, aqui no blog já falamos sobre quanto custa manter a política de reembolso na empresa.custo chega a R$ 16,15 cada vez que um colaborador solicita e recebe um reembolso. Este é um processo que deve ser otimizado com toda certeza por meio de soluções como o EasyCorporate.

Resultados

O benefício final trazido pela otimização de processos está relacionado à melhoria concreta dos resultados. Afinal, é  possível reduzir os gastos decorrentes de erros, apenas melhorando o design dos seus processos internos. Desta forma, os investimentos vão realmente para onde são necessários, como ampliação da produção ou do time.

Com a otimização de processos, você também garante que as tarefas e procedimentos internos se aprimorem e se tornem mais consistentes, contando com os melhores recursos e os procedimentos mais simples e intuitivos.

A cultura de otimização de processos na sua empresa

As startups trabalham boa parte de seu período de crescimento mais acelerado com poucos recursos. A escassez se torna a “matéria-prima” para que essas empresas construam sua cultura em cima da máxima “fazer mais com muito menos” e consigam se desenvolver rapidamente.

Embora o contexto e os desafios de uma startup e de uma empresa tradicional sejam bastante diferentes, todas estão imersas em uma mesma realidade econômica. Hoje, devido à competitividade e à dinâmica existente no mercado, fazer mais com menos parece ser a receita de muitos negócios para crescer com forte um diferencial competitivo.

Por isso, se a otimização de processos e operações simplificadas ainda não estão no dia a dia de sua empresa, que tal começar a introduzir estas práticas em sua área ou mesmo apenas em sua função? Começar a mudar a cultura do negócio para alcançar mais agilidade pode ter início em processos simples. Não perca tempo e comece já a identificá-los!

Você utiliza a otimização de processos na sua empresa? Saiba como melhorar a gestão de transportes e aprimorar a locomoção do seu time!

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