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Economia em viagens corporativas e otimização de custos

Economia em viagens corporativas e otimização de custos

Reduzir custos já se tornou uma discussão recorrente dentro das empresas. Porém, a pergunta que fica é: como economizar ainda mais?

Já falamos aqui no blog do EasyCorporate sobre maneiras criativas de otimizar custos no dia a dia do escritório, mas, quando se trata de economia em viagens corporativas, os gestores sabem que não é tão simples controlar as despesas dos colaboradores.

Um dos dos principais motivos para isso é a falta do envio de notas fiscais e comprovantes, o que dificulta a administração e o gerenciamento de todas as despesas envolvidas. Uma vez que juntar notas, preencher formulários e entregar relatórios não é o tipo de atividade que agrega valor ao dia a dia da empresa, esta tarefa acaba sendo realizada sem a devida atenção, o que gera falhas e prejuízos com frequência.

Além disso, muitas empresas ainda realizam o controle das despesas de viagens corporativas de forma manual, consumindo significativa quantidade de tempo e prejudicando o projeto de redução de custos como um todo.

A boa notícia, no entanto, é que a tecnologia vem se transformando em uma ótima aliada para as empresas, especialmente quando se trata de economia em viagens corporativas. Além dos softwares de gestão (ERP’s), os aplicativos são soluções simples e fáceis, que podem ajudar na busca de preços mais acessíveis, além de automatizar o controle de despesas.

Dicas para economia em viagens corporativas

viagem corporativa

Para saber como economizar em viagens corporativas com apenas alguns cliques, separamos dicas de aplicativos e ferramentas que otimizam sua gestão e ainda ajudam a conseguir bons descontos. Confira abaixo!

Passagens aéreas

Uma ótima ferramenta para quem quer economizar com o gasto em passagens aéreas é o Skyscanner. Essa ferramenta permite que o usuário verifique durante o mês inteiro quais são as passagens mais acessíveis. Em outras palavras, você pode encontrar a data mais econômica para o seu colaborador pegar um avião. Em reuniões e compromissos flexíveis, sem dúvida, o Skyscanner é uma das melhores opções.

Outra vantagem desta ferramenta é que ela possibilita que o usuário se cadastre para receber alertas de queda dos preços. É uma ótima alternativa para ter economia em viagens corporativas quando se trabalha em empresas com escritórios em diferentes cidades e que exigem deslocamento constante dos colaboradores, por exemplo.

Outra ferramenta semelhante é o Voopter, site nacional que traz um painel com destinos mais acessíveis em todo o território nacional.

Ambas são alternativas às tradicionais parcerias com agências de viagens, que atualmente não conseguem se manter tão competitivas em relação aos preços.

Deslocamentos

Chegando ao local do compromisso, invariavelmente os colaboradores precisam se deslocar. E, é justamente com este tipo de despesas que o controle costuma sair do rumo desejado. Os trajetos muitas vezes são pequenos e é comum que o colaborador se esqueça de pedir a nota fiscal ou de guardar qualquer forma de comprovante.

Hoje, no entanto, já existem soluções específicas para as empresas quando o assunto é deslocamento urbano. O EasyCorporate, por exemplo, é uma solução que possibilita o gerenciamento de custos de forma simples e rápida. Além de fazer o controle, a empresa pode repassar os custos ao cliente, quando necessário, sem que o colaborador precise perder tempo pedindo ou coletando notas fiscais.

Todo o gerenciamento é feito em conexão direta com o aplicativo da Easy. Ou seja, o colaborador pede seu táxi diretamente do smartphone e a empresa já tem o controle de como, quando e onde o funcionário precisou gastar com o deslocamento.

A ferramenta facilita toda a gestão de transportes, principalmente ajudando na economia em viagens corporativas. Com a opção do táxi, o colaborador não precisa gastar com outras formas de transporte que podem ser até mais caras para a empresa. Além disso, a própria empresa pode limitar o gasto do colaborador, evitando  sair do orçamento previsto.

[Já parou para pensar quanto a sua empresa gasta mantendo uma política de reembolsos? Saiba como mudar e reduzir mais custos]

O EasyCorporate conta, ainda, com táxis afiliados em todos os grandes centros do país, com uma plataforma totalmente integrada, facilitando a gestão nacional do transporte corporativo.

Hospedagem

Outro custo significativo em viagens corporativas é a hospedagem. E nesse quesito plataformas como Trivago ou Booking podem ser excelentes para cotação e reserva, inclusive com acesso a descontos significativos. Outro benefício destes sites são as avaliações de usuários, que garantem informações que vão desde a qualidade dos quartos e até a segurança da região.

Para empresas que possuem viagens corporativas recorrentes existe também a possibilidade de fechar parcerias com cadeias de hotéis de perfil econômico, visando a melhores preços nas acomodações.

Alimentação

Os aplicativos de delivery como iFood e PedidosJá, por exemplo, também podem ser uma alternativa econômica para empresas que possuem um grande volume de viagens corporativas. Como muitos desses aplicativos oferecem descontos ao usuário, incentivar seu uso no lugar do serviço de quarto dos hotéis pode ser uma excelente forma de economizar. Além de garantir praticidade para quem viaja!

Deixar claro o valor do budget também é uma forma de evitar que o colaborador opte por alternativas mais caras – o que, sem dúvidas, acaba auxiliando na economia em viagens corporativas.

[Quer reduzir custos na sua empresa de forma inteligente e sem comprometer o clima organizacional? Confira mais dicas!]

Economize sem prejudicar a experiência dos colaboradores!

O corte de custos sempre é um assunto delicado dentro das empresas, já que posturas bruscas acabam comprometendo o clima organizacional. Por isso, o ideal é buscar alternativas que possibilitem ao colaborador ter mais facilidades, sem que isso acarrete mais custos à empresa.

A facilidade no controle e a automatização da prestação de contas é outro ponto a ser considerado. Afinal, a economia de tempo não deixa de ser uma economia e também acaba trazendo impactos positivos ao orçamento!

Gostou dessas dicas? Quer saber como economizar e reduzir custos sem comprometer o clima organizacional? Assine nossa newsletter e saiba mais!  

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Ajudamos empresas a reduzirem seus gastos e a melhorarem sua gestão de transporte através da inovação com tecnologia.

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