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Gestão financeira: quanto você gasta mantendo política de reembolso?

Gestão financeira: quanto você gasta mantendo política de reembolso?

Já faz algum tempo que as empresas passaram a olhar com mais atenção para a máxima do "tempo é dinheiro".

Na gestão financeira dos negócios, o valor da hora dos colaboradores sempre foi critério importante para controle e planejamento, mas, recentemente, o tema da produtividade tem sido acompanhado com mais atenção.

As ferramentas de gestão e a tecnologia assumiram papéis mais importantes e a redução das numerosas reuniões entraram para a lista de desafios do universo corporativo. Com a busca cada vez mais necessária pela redução de custos, entretanto, ganha em competitividade a empresa que olhar mais a fundo para seus processos em diferentes áreas – incluindo o próprio departamento financeiro.

E, entre os processos dessa área, existe um que certamente precisa ser revisto: a política de reembolso para despesas de colaboradores. Quer entender o custo dessa prática em sua empresa? Continue lendo este artigo!

Quanto tempo consome um reembolso?

Reembolso para despesas com transporte, alimentação, viagens, eventos… Não são poucos os processos de uma empresa que envolvem a lógica do “desembolso do funcionário – pedido de nota fiscal – solicitação de reembolso – devolução do dinheiro”. Mas você já colocou na ponta do lápis o quanto essa prática tão comum pode estar custando em tempo dos colaboradores?

Vale lembrar que o caminho desse processo não é tão simples quanto parece: primeiro, o funcionário precisa fazer a solicitação do reembolso, o que inclui, geralmente, preencher alguma planilha a ser impressa e assinada. Depois, é hora de pegar a autorização do gestor da área (o que nem sempre é tão simples quanto parece, já que muitos passam boa parte do tempo em reuniões…).

Quando o pedido chega no financeiro, um analista da área precisa abastecer alguma planilha com as informações e, ainda, incluir o pagamento no internet banking. Por fim, o coordenador ou diretor do setor autoriza o pagamento.

É claro, isso é o que acontece na maioria dos casos. Existem empresas mais enxutas, nos quais o processo é simplificado. Em outras, que necessitam de maior controle e utilizam diferentes ferramentas de gestão, o caminho pode ser inclusive maior.

Segundo um levantamento realizado pela nossa equipe, o tempo gasto em pedidos de reembolso é em média 35 minutos, considerando a divisão abaixo:

tempo reembolso
Qual o custo de um reembolso para a sua empresa?

Agora que você já sabe quanto tempo um pedido de reembolso demanda dos colaboradores da empresa, é hora de transformar isso em custo financeiro. Consideramos o valor médio da hora para diferentes cargos, de acordo com o Guia de Salários da Catho:

custo reembolso

Se considerarmos uma empresa média, que faz em média 200 reembolsos por mês, no período de um ano o desembolso pode chegar a R$ 38.760,00,  apenas com um procedimento que serve de suporte ao negócio. Levando em conta o valor da hora e o tempo gasto com cada reembolso, chega-se a um custo de R$ 16,15 para a empresa para cada vez que um colaborador pede um reembolso.

Reembolso e gestão financeira: diminuindo a burocracia

Não é novidade que o processo de reembolso envolve burocracia e demanda tempo das equipes. Mas existe saída para a otimização dessas políticas internas? Muitas empresas já encontraram alguns caminhos, mas eles são, na sua maioria, apenas limitações em relação à periodicidade e à forma como o pedido de reembolso chega ao departamento financeiro.

Essas regras não atuam no problema em si: o volume de notas fiscais e recibos vindos de diferentes colaboradores. Em outras palavras, para quem quer minimizar ou mesmo evitar a burocracia dentro do ambiente interno da empresa, rever políticas de forma mais estruturada é o primeiro passo.

Embora muitos gestores acreditem que os processos atendam às necessidades organizacionais, a verdade é que muitos deles são criados sem uma verdadeira reflexão e, por isso, deixam de estar focados em eficiência.

A boa notícia para os negócios, no entanto, é que, para resolver muitos desses desafios de gestão, existem fornecedores desenvolvendo inovações simples e fáceis de implementar.

Este é o caso, por exemplo, das soluções de transporte corporativo como o EasyCorporate, que vêm resolvendo os desafios de administrar boletos, recibos e planilhas de reembolso. Com esse recurso, o processo desde o pedido da corrida até o gerenciamento dos custos é facilitado pelo aplicativo e pela plataforma online, gerando eficiência no trabalho dos colaboradores, gerentes e demais funcionários que lidam com essas rotinas diariamente.

Neste post, você pode entender melhor como funciona a solução de táxi e carro privado para empresas.

Quanto custa a sua política de reembolso?

Neste post, você teve uma ideia sobre quanto um único reembolso pode custar para uma empresa. Agora, o ideal  é levar esta conta para dentro de casa: olhe para este processo interno e considere o valor médio da hora dos colaboradores da sua empresa. Em quanto você irá chegar?

Levantar esses números e propor soluções para impactar positivamente na gestão financeira do negócio é uma atividade fundamental para que sua atuação seja mais estratégica. E não apenas quando falamos de políticas de reembolso, mas em qualquer procedimento que envolva despesas para a empresa. Faça o exercício com frequência e descubra quanto mais consegue economizar!

Que tal conhecer mais sobre o EasyCorporate e entender como a solução pode otimizar processos e contribuir para uma melhor gestão financeira na empresa? Clique aqui e saiba mais!

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